In gut einer Woche tritt der letzte Teil der aktuellen Registrierkassen-Reform in Kraft: die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Ab 1. April muss jede Kasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.
Geläufiger ist wohl der Begriff „Signierung“ – doch was genau hat es damit auf sich und welche Schritte sind notwendig, damit Sie Ihre Kasse nicht zum Steuersünder macht?
Um gleich zu Beginn den häufigsten Irrtum auszuräumen: Die Neuerungen bedeuten nicht, dass Ihre Verkaufsdaten automatisch ans Finanzamt übermittelt werden.
Der Zweck der Sicherheitseinrichtung ist es, nachträgliches „Bearbeiten“ von Umsätzen zu verhindern und das wird auf diese Art und Weise erreicht:
- Bei jedem Belege wird ein Schlüsselwert aus den jeweiligen Daten (Betrag der Barzahlung, Gesamtumsatz der Kasse, Uhrzeit etc.) erzeugt und auf den Beleg gedruckt.
- Zusätzlich zu den genannten Daten wird der Schlüsselwert des vorherigen Belegs einkalkuliert – somit wird eine „Schlüsselkette“ erzeugt.
- „Versteckte Korrekturen“ fallen somit bei einer Prüfung sofort auf weil die Belege dann nicht mehr mit Ihren zuvor berechneten Schlüsselwerten übereinstimmen.
Auch eine nachträgliche Anpassung des Schlüsselwertes fällt auf weil die gesamte Kette dann nicht mehr stimmig ist.
Es müsste also die gesamte Schlüsselkette aktualisiert werden – auch dieses Vergehen fällt aber auf, da jeder Kassenbesitzer sein DEP (gesammelte Belegsdaten) vierteljährlich sicher abspeichern muss. Die manipulierten Schlüsselwerte stimmten dann also weder mit den abgespeicherten Daten vom DEP – noch mit den Werten auf den Kundenbelegen überein.
Nach folgendem Schema wird die Sicherheitseinrichtung aktiviert:
- FinanzOnline Web-Benutzer anlegen
- Erwerb eines passenden Signaturzertifikates – dieses ist sozusagen Ihr digitaler Stempel. Das Zertifikat wird auf einen Ordnungsbegriff (z.B. Ihre UID) sowie den Web-Benutzer gebunden
- Zertifikat aktivieren
- Zertifikat der Kasse zuweisen
- Kasse melden
- Startbeleg erstellen
Um Ihre Kasse auf den neuesten Stand zu bringen sind also doch einige Schritte notwendig. Wir haben Ihnen deswegen in Smarte Kasse einen Assistenten eingerichtet der Ihnen den Großteil des Aufwands abnimmt. Falls Sie trotz Assistent und Anleitung noch Schwierigkeiten bei der Umstellung haben helfen wir Ihnen natürlich persönlich weiter – damit Sie sich so schnell wie möglich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Die Smarte Kasse Anleitungen mit Screenshots finden Sie unter diesen Links:
FinanzOnline Web-Benutzer anlegen
Signierung aktivieren
Generell kommt es bei einigen Kassenherstellern zu Verzug bei der Signierung – falls Sie also eine Registrierkasse verwenden sollten Sie sich unbedingt erkundigen ob diese den neuen Anforderungen entspricht. Falls Sie diesbezüglich weder Aktionen in FinanzOnline getätigt – noch Ihren Wirtschaftstreuhänder damit beauftragt haben wird es höchste Zeit aktiv zu werden!
Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie unter folgenden Links:
Ausführliche Beschreibung vom BMF
Gesamte Rechtsvorschrift für RKSV